Otrevliga mail

Otrevliga mail kan verkligen få mig att bli irriterad. Framförallt när det inte finns något skäl eller anledning för avsändares beteende. Jag erkänner att jag ibland vid sådana tillfällen vill bemöta den andra personen med likvärdigt surt svar men jag lyckas nästan alltid hålla mig. Jag väljer istället att se det som en utmaning att få grinollen på andras sidan skärmen att ändra inställning.

För att lyckas med detta brukar jag göra följande:

Jag avvaktar med att svara på mailet och tar istället ett steg tillbaka. Jag försöker uppriktigt förstå den andra personens synvinkel på situationen och påminner mig själv om att jag som projektledare själv äger ansvaret för hur jag kommunicerar, oavsett hur min motpart beter sig. Jag påminner också mig själv om att jag inte har en aning om hur den andra personen mår eller anledningen till hans urusla kommunikation.

När jag sen svarar på mailet gör jag det i god ton och med fokus på lösningar. Enligt min erfarenhet så funkar detta oftast väldigt bra och konversationen fortsätter i en mycket trevligare och konstruktivare stämning. Det är svårt att bete sig illa mot någon som är uppriktigt trevlig.

Det är så himla enkelt att döma ut ett svar på ett mail som jag upplever som otrevligt eller ett bemötande i ett samtal som inte var som jag hade förväntat mig. Det är mycket svårare (och roligare) att hantera det som en utmaning!

Väl mött

Kalle Cedervall
Gruppchef projekt- och byggledning